Simplifiez votre gestion administrative, passez aux bulletins de paie dématérialisés. La digitalisation du bulletin de paie est en effet possible depuis le 12 mai 2009. De plus, si, au départ, ce n’était possible qu’avec l’accord du salarié, depuis le 1er janvier 2017, cela peut se faire sans l’accord préalable de ce dernier. Cependant, le salarié peut refuser et demander la remise de son bulletin de paie sous format papier.
La France encore en retard
Bien que le bulletin de paie présente des avantages, les entreprises françaises, surtout les PME et TPE, peinent à s’y mettre.
Ainsi, 80 % des salariés en France reçoivent toujours leur bulletin de paie sous format papier.
Alors qu’en Allemagne, c’est plus de 95 % des salariés qui reçoivent leur bulletin sous forme numérique et 73 % en Grande-Bretagne.
Et pourtant, 58 % des salariés français sont favorables au bulletin de paie numérique.
Comment passer au bulletin de paie dématérialisé
Pour passer au bulletin de paie dématérialisé ou bulletin de paie électronique (BPE), la loi impose de respecter quelques obligations :
Il faut informer les salariés 30 jours avant sa mise en place et de leur droit de le refuser. Cette information peut se faire par l’intermédiaire des délégués du personnel, par courrier, affichage ou mail.
- Les bulletins de paie devront être sécurisés dans un coffre-fort numérique avec accès limité pour garantir la confidentialité des informations qu’ils contiennent et empêcher toute modification
- Les bulletins doivent être conservés par l’employeur pour une durée de 5 ans
Particularités du bulletin de paie électronique
Il disposera d’une signature électronique de type PKCS7 qui permettra d’identifier l’auteur et de garantir l’intégrité du contenu.
Il sera daté par horodatage électronique afin d’éviter toute modification ultérieure.
Il devra être conservé dans un coffre-fort numérique sécurisé correspondant à la norme AFNOR NF Z42-013 afin de garantir sa sécurité, son intégrité, sa confidentialité, sa traçabilité et sa pérennité.
Les avantages de la digitalisation des bulletins de paie
Vous faites des économies dans les frais de gestion avec la suppression des bulletins papier et leur impression, et la suppression des frais d’envoi et de l’archivage.
Vous vous débarrassez d’une tâche chronophage en simplifiant l’émission des bulletins et leur distribution ce qui veut dire gain de temps et donc de productivité.
Vous garantissez la confidentialité des bulletins de paie de chacun et éliminez le risque de perte par l’amélioration de la sécurité des données puisque les bulletins sont dans un espace sécurisé avec accès limité.